Rechenschaftsbericht des Vorstands 2024/2025

Rechenschaftsbericht des Vorstands 2024/2025

1. Einleitung

Sehr geehrte Mitglieder,

im Rahmen der heutigen Mitgliederversammlung stelle ich Ihnen den Rechenschaftsbericht für das vergangene Geschäftsjahr vor und gebe Ihnen einen detaillierten Ausblick auf die künftigen Entwicklungen und Vorhaben für das Jahr 2025.

Das Geschäftsjahr 2023/2024 war von zahlreichen strukturellen, finanziellen und organisatorischen Veränderungen geprägt.

So wurde ich als neuer Vorsitzender des Vereins gewählt und der vorherige Vorsitzende Thomas Prosch verabschiedet.

Nach meiner Wahl zum Vorsitzenden des Kleingartenvereins „Ostseewelle“ e. V. habe ich – nachdem alle notwendigen notariellen und gerichtlichen Umschreibungen vollzogen wurden und nach der reibungslosen Übergabe durch meinen Vorgänger Thomas Prosch – am 1. Oktober 2024 offiziell meine Tätigkeit aufgenommen. Die Einarbeitung erfolgte umfassend und in enger Abstimmung mit den übrigen Vorstandsmitgliedern, um eine durchgängige und reibungslose Fortführung der Vereinsgeschäfte zu gewährleisten.

Von Beginn an ist es mir ein wichtiges Anliegen, innerhalb des Vorstands sowie der gesamten Vereinsverwaltung ein hohes Maß an Transparenz, Effizienz und einer klaren Entscheidungsfindung zu etablieren. Deshalb wurde ein verbindliches Verfahren eingeführt, wonach sämtliche finanziellen Transaktionen und geplanten Maßnahmen bereits im Vorfeld innerhalb des Vorstands eingehend beraten, lückenlos dokumentiert und schließlich durch einen formellen Beschluss legitimiert werden müssen. Ergänzend dazu wurde die Bargeldverwaltung vollständig abgeschafft, sodass alle finanziellen Bewegungen des Vereins ausschließlich unbar erfolgen. Diese Maßnahme trägt in erheblichem Maße zur Nachvollziehbarkeit, Rechtssicherheit und Vereinfachung der Finanzverwaltung bei.

Besonders erfreulich ist, dass im vergangenen Jahr die fortwährende Gemeinnützigkeit unseres Vereins erneut anerkannt wurde. Diese wichtige Anerkennung wurde bereits von meinem Vorgänger Thomas Prosch in die Wege geleitet und unterstreicht den hohen gesellschaftlichen und ideellen Stellenwert unseres Vereins.

Im Folgenden erhalten Sie nun einen detaillierten Überblick über die Entwicklungen und Maßnahmen des vergangenen Jahres sowie die geplanten Projekte und Vorhaben für das Jahr 2025.

Respektvolles Miteinander und Ehrenamtlichkeit

Seit Beginn meiner Amtszeit im vergangenen Jahr mussten wir leider auch reichlich negative Erfahrungen machen, die den Grundgedanken eines Vereins und das Prinzip des respektvollen Miteinanders infrage stellen.

Es gab Fälle, in denen einige Mitglieder ihren Anstand vergaßen und sich dazu veranlasst fühlten, Mitglieder des Vorstands – teils sogar mitten in der Nacht – mit wüsten Beschimpfungen und persönlichen Beleidigungen zu konfrontieren, nur weil es zu Verzögerungen bei der Rechnungsstellung gekommen war oder weil Mitglieder mit einer Neuerung nicht einverstanden waren.

An dieser Stelle möchte ich unmissverständlich klarstellen, dass die Arbeit im Vorstand dieses Vereins ein reines Ehrenamt darstellt. Wir investieren unsere private Zeit- welche nicht unerheblich ist (um genauer sein: Seit Oktober 2024 allein 490 Stunden vom Vorsitzenden) in die Verwaltung und Weiterentwicklung des Vereins, und zwar nicht aus finanziellen Interessen, sondern aus purer Leidenschaft für die Gemeinschaft und das Vereinsleben.

Es ist inakzeptabel, dass sich Vorstandsmitglieder, die ihr Hobby mit großem Engagement und Verantwortungsbewusstsein ausüben, auf diese Weise beleidigen lassen müssen. Jeder, der mit einer Entscheidung oder einem organisatorischen Prozess unzufrieden ist, hat jederzeit die Möglichkeit, sich in angemessener Form an den Vorstand zu wenden. Sachliche Kritik wird stets begrüßt, doch persönliche Angriffe und respektlose Ausbrüche werden künftig nicht mehr toleriert.

In besonders schwerwiegenden Fällen kann dies sogar dazu führen, dass die betroffene Parzelle gekündigt und die Mitgliedschaft beendet wird.

Um zukünftige Kommunikationsprobleme zu vermeiden und einen direkten Austausch zu fördern, wird es während der Saison eine monatliche Sprechstunde im Vereinsbüro geben. Bei diesen Sprechstunden werden immer zwei Vorstandsmitglieder anwesend sein, die sich den Anliegen und Fragen der Mitglieder widmen. Die Termine hierfür werden rechtzeitig im Aushang und in der Vereins-App veröffentlicht.

2. Finanzielle Lage und Buchhaltung

2.1. Aktuelle Finanzsituation

Der Kleingartenverein „Ostseewelle“ e. V. befindet sich insgesamt in einer stabilen finanziellen Lage. Zum festgelegten Stichtag beträgt der Kontostand des Vereins 34.000 Euro. Es ist anzumerken, dass drei Pächter ihre Jahresrechnung noch nicht und einige noch nicht vollständig beglichen haben.

Derzeit hat der Verein Forderungen aus der Jahresabrechnung 2024/2025 in Höhe von 1.117,26 € offen, welche nunmehr durch Mahnungen eingefordert werden. Um die Tragweite von Rückständen zu verdeutlichen: der Verein mahnt nur ein Mal. Nach verstreichen der Mahnfrist, wird die Sache sofort an den Verband abgegeben, welcher weitere Konsequenzen durchsetzen kann.

Natürlich ist - nach Rücksprache mit dem Vorsitzenden oder der Kassiererin - eine Ratenzahlung immer möglich. Das setzt jedoch voraus, dass man darüber spricht und nicht versucht die Sache auszusitzen.

Um einige Projekte in diesem Jahr zu finanzieren und den Verein als Ganzes voran zu bringen, haben wir zu Beginn des Jahres Fördergelder bei unterschiedlichsten Institutionen beantragt, von denen ein Teil bereits genehmigt wurde. Aber dazu später mehr.

Zur langfristigen Sicherstellung einer verlässlichen und transparenten Finanzplanung wurden des weiteren verschiedene Maßnahmen zur Optimierung der Finanzverwaltung und Buchhaltung eingeleitet, um zukünftige Unsicherheiten zu vermeiden.

2.2. Bau des neuen Schuppens

Ein bedeutendes Projekt des vergangenen Jahres war der Bau eines neuen Vereinsschuppens auf Parzelle 59. Die Außenanlagen dieses neuen Schuppens werden im laufenden Jahr fertiggestellt, was zu einer Optimierung der Nutzungsmöglichkeiten für den gesamten Verein führt.

Ursprünglich lagen die Kostenschätzungen des vorherigen Vorsitzenden zwischen 6.000 und 7.000 Euro, doch die tatsächlichen Gesamtkosten beliefen sich letztlich auf knapp 12.000 Euro. Diese Kostenabweichung wurde durch eine sorgfältige Prüfung der Ausgaben nachvollzogen, und die zusätzlichen Kosten konnten vollständig aus dem vorhandenen Haushaltsüberschuss gedeckt werden.

Zudem ist vorgesehen, dass der alte Vereinsschuppen künftig mehr an einzelne Mitglieder verpachtet wird, sondern als Lagerraum zur Aufbewahrung von Pavillons, dem Vereinsgrill, Tischen, Stühlen und Getränken dient. Diese Umstrukturierung entlastet das Vereinsbüro und schafft gleichzeitig Raum für eine effektivere Nutzung der vorhandenen Ressourcen.

Ein entsprechender Beschluss hierzu soll später gefasst werden.

2.3. Überprüfung der Vereinsbuchhaltung

Bei der Überprüfung der Jahresrechnung für das Geschäftsjahr 2024/2025 wurden mehrere Unstimmigkeiten, aufgrund von fehlenden Unterlagen festgestellt.

Nach Rücksprache mit dem ehemaligen Vorstand konnten manche dieser Fragen nicht abschließend geklärt werden, da die entsprechenden Unterlagen entweder nicht auffindbar oder unvollständig waren. Um in Zukunft vollständige Transparenz über die Finanzlage des Vereins zu gewährleisten, hat der Vorstand beschlossen, eine erweiterte Buch- und Finanzprüfung für die vergangenen vier Jahre durchzuführen.

Diese Prüfung wird von einem unabhängigen Prüfer über den zuständigen Verband beauftragt, welcher auch die Kosten hierfür übernimmt und verfolgt folgende Ziele:

• Es soll sichergestellt werden, dass alle finanziellen Transaktionen der letzten Jahre nachvollziehbar sind.

• Eventuelle Unstimmigkeiten sollen vollständig aufgeklärt werden.

• Anforderungen uneingeschränkt

  entspricht und eventuelle Fehler beseitigt werden können.

Diese Maßnahme dient nicht dazu, die Vorstandsarbeit der vergangenen Jahre infrage zu stellen oder den ehemaligen Vorsitzenden zu diskreditieren, sondern soll das Vertrauen der Mitglieder in die finanzielle Verwaltung stärken und sicherstellen, dass unser Verein auch in Zukunft auf einer soliden finanziellen Basis steht.

2.4. Einführung einer digitalen Buchhaltungssoftware

Um die Buchhaltung effizienter und fehlerfreier zu gestalten, wurde zum 1. März 2025 eine moderne digitale Buchhaltungssoftware eingeführt. Diese Software ermöglicht es uns, die Einnahmen und Ausgaben des Vereins transparent zu verwalten, da sie eine automatisierte Erstellung von Rechnungen und Finanzübersichten bietet. Darüber hinaus sorgt die digitale Ablage dafür, dass alle relevanten Belege zentral gespeichert und verwaltet werden. Durch diese klar strukturierten Abläufe wird das Risiko von Fehlern minimiert und die gesamte Finanzverwaltung wird erheblich vereinfacht. Ein wesentlicher Bestandteil dieser Umstellung war auch die Neugestaltung der Jahresrechnungen. Künftig werden Rechnungen erst dann erstellt, wenn alle relevanten Kosten, wie etwa Kosten für Strom, Wasser, Versicherungen oder Verbandsabgaben, vollständig vorliegen. Jede Rechnung wird zudem vollständig dokumentiert, indem alle zugehörigen Belege beigefügt werden, was eine lückenlose Nachvollziehbarkeit für alle Mitglieder gewährleistet. Außerdem werden die Vereinsausgaben in Zukunft detaillierter aufgeschlüsselt, um eine noch größere Transparenz zu schaffen.

3. Digitalisierung und moderne Vereinskommunikation

Ein bedeutender Bestandteil der Modernisierungsstrategie unseres Vereins war die Einführung einer eigenen Vereins-App sowie die Überarbeitung unserer Vereinswebsite. Die App stellt alle aktuellen Vereinsinformationen, Veranstaltungshinweise und Nachrichten bereit, sodass alle Mitglieder stets auf dem neuesten Stand sind. Darüber hinaus ermöglicht die App den Mitgliedern, in einem speziellen Servicebereich Leihgeräte zu buchen und kleinere Reparaturen zu melden. Ein weiterer wichtiger Bestandteil ist das digitale Marktplatz-System, das den Austausch unter den Mitgliedern erleichtert. Des Weiteren wurde ein elektronisches System zur Erfassung der Strom- und Wasserzählerstände eingeführt. Hierbei geben die Pächter ihre aktuellen Zählerstände direkt in die App ein, sodass diese automatisch in die Buchhaltungssoftware übernommen werden. Auf diese Weise wird der Abrechnungsprozess vereinfacht und die Erfassung der Verbrauchsdaten vollständig digital abgebildet. Darüber hinaus wird es den Mitgliedern künftig möglich sein, über die App sämtliche historischen Daten der eigenen Parzelle einzusehen. Dies umfasst unter anderem die letzten Rechnungen und Zahlungsnachweise, detaillierte Verbrauchsdaten für Strom und Wasser sowie alle wichtigen Dokumente und Verträge, die die Parzelle betreffen.

4. Bauprojekte und infrastrukturelle Maßnahmen

4.1. Erneuerung der Wasserleitungen

Ein zentrales Projekt für das kommende Jahr 2025 ist die schrittweise Erneuerung der Wasserleitungen in der gesamten Anlage. Konkret bedeutet dies, dass die Wasserleitungen bis zu den Wasseruhren der einzelnen Parzellen modernisiert werden. Ab den Wasseruhren verbleibt die Verantwortung für die Instandhaltung jeweils bei den entsprechenden Pächtern. Zusätzlich ist vorgesehen, den offenen Graben innerhalb der Anlage durch eine moderne Rohrkonstruktion zu verschließen, um sowohl die Sicherheit als auch die Ästhetik der Gartenanlage zu verbessern.

4.2. Verbesserung der Orientierung und Fluchtwege

Um eine bessere Orientierung innerhalb unserer Gartenanlage zu gewährleisten und gleichzeitig die Sicherheitsmaßnahmen im Rahmen der Einführung und Ausweisung von von Rettungs- und Feuerwehrwegen zu optimieren, wird eine Beschilderung der Wege mit Ausweisung der Parzellen vorgenommen.

Hierzu wird an den Eingangstoren eine übersichtliche Parzellenübersicht installiert, die den Mitgliedern, Besuchern und vorallem Feuerwehr und Rettungsdienst eine einfache Orientierung ermöglicht. Die anfallenden Kosten für diese Maßnahmen werden durch bereits beantragte Fördermittel finanziert.

Die Hauptwege in unserer Anlage erhalten zukünftig prägnante und aussagekräftige Namen, die den Charakter und die Lage der jeweiligen Wege widerspiegeln.

So soll beispielsweise ein Weg zukünftig der Weg am Eingang Mecklenburger Allee zum „Küstenweg“, der Weg am Eingang Lubminer Str. zum „Ostseeweg“, Weg 1 zum „Bernsteinpfad“, Weg 2 „Leuchtturmpfad“ und Weg 3 zum „Sanddornpfad“ benannt werden.

Diese Maßnahmen sollen nicht nur zur besseren Orientierung beitragen, sondern auch das Sicherheitsgefühl aller Mitglieder erhöhen. Ein Beschluss hierüber soll im späteren Verlauf der Mitgliederversammlung gefasst werden.

HINWEIS:

Die benannten Wege Namen sind ein Vorschlag des Vorstands. Gerne nehmen wir Vorschläge per Email unter vorstand@kleingartenverein-ostseewelle.de entgegen.

Im April erfolgt eine gesonderte Abstimmung unter den Mitgliedern über die finale Bennennung.

5. Veranstaltungen und Öffentlichkeitsarbeit

Die Gemeinschaft und das Miteinander innerhalb unseres Vereins stellen zentrale Elemente unseres Vereinslebens dar. Im vergangenen Jahr haben wir deshalb sowohl traditionelle als auch neue Veranstaltungen organisiert, um das Gemeinschaftsgefühl zu stärken. Die traditionellen Veranstaltungen, wie der regelmäßige Kuchenbasar und das alljährliche Sommerfest, werden auch zukünftig fortgeführt, obwohl die Organisation in der Vergangenheit allein an einzelne Personen lag, und sich bislang keine Pächter für die Unterstützung der Organisation der Veranstaltungen gefunden haben.

Ergänzend dazu haben wir neue Formate eingeführt.

So fand zu Jahresbebginn beispielsweise ein geselliger Glühweinumtrunk statt. Solche Formate werden wir auch in diesem Jahr fortführen.  Einen Saisonabschluss, eine Weihnachtsfeier, die alle Mitglieder einbezieht, wurden ebenfalls ins Programm aufgenommen.

Darüber hinaus wird sich der Verein erstmals aktiv am Stadtteilfest in Lichtenhagen beteiligen, um sich einer breiteren Öffentlichkeit zu präsentieren. Die hierbei entstehenden Kosten werden durch gezielte Förderungen finanziert.

6. Strukturelle Änderungen im Vorstand und neue Arbeitsweisen

Um eine noch effizientere Vorstandsarbeit zu ermöglichen, wurde das Vorstandsbüro entsprechend umgestaltet und dient nun als moderner, funktionaler Arbeitsplatz für alle Vorstandsmitglieder. Neben der Umgestaltung des Arbeitsplatzes wurden auch neue Verantwortungsbereiche definiert, um die Arbeitsabläufe zu optimieren.

So wurde Dirk Kleinschmidt, der bisher als kooptiertes Vorstandsmitglied tätig war, zum Beirat der Arbeitsgruppen ernannt. In dieser neuen Funktion ist er künftig der Ansprechpartner für alle Themen rund um Arbeitsstunden und Arbeitseinsätze. Seit dem 4. Januar 2025 verwaltet er zudem die Kasse des Kuchenbasars und legt monatlich Rechenschaft gegenüber dem Vorstand ab.

Des Weiteren wurde Daniel Rottmann zum technischen Beirat im Bereich Wasser ernannt; er unterstützt den Vorstand in sämtlichen Fragestellungen rund um das Thema Wasser. Er war uns bislang eine große Stütze - besonders nach den Rohrbrüchen in diesem Jahr.

Mein Stellvertreter, Robert Krause, ist von Beginn an intensiv in die Vorstandsarbeit eingebunden, sodass ich sämtliche Maßnahmen und Entscheidungen im Vorfeld mit ihm gemeinsam abstimme.

Darüber hinaus werden auch die übrigen Vorstandsmitglieder in alle relevanten Entscheidungsprozesse einbezogen, um eine transparente und gemeinschaftliche Beschlussfassung zu gewährleisten.

7. Überprüfung der Arbeit der Revisionskommission

Im Zuge der jüngsten Revision wurde vom Vorstand festgestellt, dass die bisherige Tätigkeit der Revisionskommission einer umfassenden Überarbeitung bedarf.

Bislang lag der Fokus der Kommission hauptsächlich auf der Prüfung der Kassenführung und der finanziellen Aspekte des Vereins.

Diese Vorgehensweise entspricht jedoch nicht vollständig den gesetzlichen Anforderungen.

Gemäß § 259 BGB muss eine ordnungsgemäße Revision neben der finanziellen Kontrolle auch die Einhaltung der Satzung, den ordnungsgemäßen Ablauf der Vereinsgeschäfte sowie die Umsetzung von gefassten Beschlüssen umfassen.

Daher wird die Arbeit der Revisionskommission künftig wesentlich umfassender gestaltet.

Ziel dieser Neuausrichtung ist es, die Transparenz innerhalb des Vereins weiter zu erhöhen und eine gesetzeskonforme Prüfung aller relevanten Prozesse sicherzustellen.

Diese Vorgehensweise wurde bereits mit dem Vorsitzenden der Revisionskommission abgestimmt und wird in Kürze umgesetzt.

8. Fazit und Ausblick

Das vergangene Geschäftsjahr war insgesamt, besonders gegen Ende des Jahres geprägt von tiefgreifenden Modernisierungen, notwendigen finanziellen Anpassungen und bedeutenden infrastrukturellen Verbesserungen.

Für das kommende Jahr 2025 liegt unser Hauptaugenmerk auf mehreren zentralen Punkten.

Zum einen wurden bei verschiedenen Institutionen Fördermittel beantragt, wobei das Gesamtvolumen der Förderungen sich auf etwa 12.000 Euro beläuft.

Zwei größere Förderzusagen haben wir bereits erhalten, während wir auf zwei weitere Zusagen noch warten.

Zum anderen konzentrieren wir uns darauf, die begonnenen Projekte – wie beispielsweise den Bau des neuen Schuppens – zügig umzusetzen und fertigzustellen.

Es ist geplant, dass der neue Schuppen um ein zusätzliches Schleppdach erweitert wird, unter dem in der Saison der Rasenmäher-Traktor abgestellt wird. Die Kosten hierfür werden durch Fördermittel finanziert.

Neben diesen konkreten Bau- und Modernisierungsmaßnahmen steht die langfristige finanziellen Stabilität des Vereins ebenso im Fokus wie die weitere Stärkung der Gemeinschaft und des Vereinslebens.

Ein weiterer wichtiger Aspekt betrifft die freiwilligen Arbeitseinsätze.

Die zahlreichen Arbeitseinsätze im vergangenen Jahr wurden von vielen engagierten Gartenfreunden besucht und die vereinbarten Arbeitsstunden wurden vollständig erfüllt.

Dennoch wünschen wir uns vom Vorstand, dass sich nicht immer die gleichen Mitglieder zu diesen freiwilligen Einsätzen finden. Es ist unser ausdrücklicher Wunsch, dass sich künftig auch andere Mitglieder vermehrt an den Einsätzen beteiligen, um eine gerechtere Verteilung der Arbeitslast zu erreichen und das Gemeinschaftsgefühl innerhalb des Vereins weiter zu stärken.

Ich danke Ihnen allen herzlich für Ihr Vertrauen und Ihre Unterstützung. Gemeinsam freue ich mich auf eine weiterhin konstruktive Zusammenarbeit und ein erfolgreiches Jahr 2025.

Mit freundlichen Grüßen

Ricardo Ziegler

Vorsitzender

Kleingartenverein „Ostseewelle“ e. V.